« Všetky články

Ďoďo, ty píš, Fero, ty vybav tento vrak

Prijímanie podnetov a  ich “cesta” po úrade môže vyzerať ako nekontrolovaný chaos, alebo ako vysoko organizovaná efektívna činnosť. Aby ste veľmi jednoducho dosiahli to druhé, sú tu pre vás funkcie Odkazu pre starostu PRO, ktoré si v tomto a ďalších článkoch predstavíme.

Pár slov na úvod – áno, očakáva sa, že s Odkazom pre starostu budú aspoň pasívne pracovať aj ďalší pracovníci úradu, ktorí prichádzajú do styku s riešením podnetov. Chápeme nechuť učiť sa pracovať s ďalším systémom, keď ich už na úrade využívate niekoľko. Sľubujeme však, že je veľmi intuitívny, vysvetlivky nájdete priamo v systéme a ak by ste predsa s niečím potrebovali poradiť, stačí si prečítať článok, pozrieť video alebo sa na nás kedykoľvek priamo obrátiť.

VYTVORENIE ÚČTOV

Prvý krok, ktorý vás čaká, je vytvorenie používateľských účtov pre vašich kolegov. Urobíte tak v Správe užívateľov na hlavnej lište, kde je potrebné kliknúť na “Vytvoriť užívateľa”. Zadáte jeho meno, e-mailovú adresu a heslo, ktoré mu príde e-mailom a po prihlásení si ho môže zmeniť. Účtu priradíte jednu z troch rolí: superadmin, vedúci alebo referent. Pokiaľ sa rozhodnete pracovať s organizačnými útvarmi (výhody si vysvetlíme), môžete k účtu priradiť aj organizačný útvar. 

Superadmin účet má dostupné všetky možnosti a práva v rámci portálu a určuje úroveň práv pre vedúcich a referentov. Práva tak v konečnom dôsledku môžu mať rôzne kategórie rovnaké (ak ich tak nastavíte), účty sa však vždy odlišujú práve v súvislosti s ich priraďovaním k jednotlivým podnetom.

Superadmin totiž dostáva automaticky upozornenia k všetkým podnetom, ktoré na úrad prídu. Naopak vedúci a referenti sú informovaní len o podnetoch, ku ktorým sú priradení ako zodpovedné osoby.

Ak máte ako superadmin kontaktné osoby na jednotlivých oddeleniach, ktorým podnety preposielate, nastavte im rolu “vedúci”, a to bez ohľadu na to, či ide skutočne o vedúcich oddelení. Pokiaľ títo pracovníci ďalej podnety rozdeľujú medzi kolegov v rámci svojho oddelenia či iného organizačného útvaru, daní kolegovia by už mali mať rolu “referent”.

Poslednou (voliteľnou) možnosťou pri vytváraní účtu je priradenie organizačného útvaru. Tie si najskôr treba vytvoriť v Nastaveniach organizačných útvarov – kliknete na “Pridať nový organizačný útvar”, zadáte jeho názov a potvrdíte tlačítkom “Uložiť”. 

Výhodou práce s organizačnými útvarmi je lepší prehľad o podnetoch a podrobnejšie dáta a štatistiky. Odporúčame organizačné útvary využívať minimálne v prípadoch, že s podnetmi pracuje v rámci jedného oddelenia viacero pracovníkov. Pri vytváraní účtu vyberte organizačný útvar najmä pri účtoch kategórie “vedúci”. Pri priradení vedúceho k podnetu sa zároveň pri podnete automaticky vyplní aj príslušný organizačný útvar.

PRIRADENIE OSOBY K PODNETU

Keď už máme vytvorené účty pre všetkých kolegov, ktorí s podnetmi pracujú, môžeme začať s rozdeľovaním podnetov. Existujú dva základné spôsoby, ako to robiť: manuálne alebo automaticky.

Manuálne priradím zodpovednú osobu k podnetu v administračnej lište podnetu vpravo. Potrebné je kliknúť na symbol osoby, kde sa zatiaľ zobrazuje nápis “Nepriradené”.

Vždy platí, že najskôr treba vybrať účet vedúceho, až následne je možné priradiť účet referenta. Prípadné priradenie účtu referenta by však už mal mať na starosti vedúci – toto právo má predvolene k dispozícii.

Priradená osoba dostane o priradení k podnetu upozornenie- a to mailom, do centra upozornení (“Upozornenia” na hlavnej lište vpravo), alebo obidvoma spôsobmi. Predvolene má každý vytvorený účet vedúceho a referenta zvolené upozornenie na “Priradenie zodpovednosti” aj e-mailom. Odporúčame toto nastavenie určite ponechať – pre vedúcich a referentov je to to isté, ako pre superadmina upozornenie na nový podnet.

Čo ak pri riešení podnetu musí spolupracovať viacero pracovníkov či dva organizačné útvary? Žiaden problém – k podnetu o odstavenom vozidle môžem priradiť ako “vedúcich” Jozefa z Oddelenia dopravy aj Annu z Mestskej polície. Môžem im dopísať aj ľubovoľnú správu, ktorá im príde spoločne s upozornením na priradenie.

Pokiaľ som Jozefovi a Anne pri vytváraní účtov priradil aj organizačné útvary, napríklad Oddelenie dopravy a Mestská polícia, tieto sa k podnetu automaticky priradia tiež.

Vaše kontaktné osoby – “vedúci” – môžu s podnetom ďalej pracovať podobným spôsoboma priradiť pracovníkov z oddelenia, ktorí budú podnet priamo riešiť. Jozef napríklad vie, že vraky v tejto časti mesta má na starosti na jeho oddelení Fero, priradí ho tak k podnetu ako referenta a Fero dostane na podnet upozornenie podobne, ako predtým Jozef.

Následne už bude tok informácií pri riešení podnetu opačný – tj. od referenta Fera k vedúcemu Jožovi a od Joža k superadminke Eve. Na to je opäť možné využiť funkcie Odkazu pre starostu PRO, či už termíny, internú komunikáciu alebo aj priame zverejnenie odpovedí zadávateľovi Ferom či Jožom. O týchto možnostiach si viac povieme v ďalších článkoch .

Ako sme spomenuli, okrem manuálneho priraďovania osôb je možné využiť aj automatické priraďovania na základe kategórie podnetov. Pozor, toto funguje len na úrovni vedúcich, referentov je vždy potrebné priraďovať manuálne. Ako superadmin tak nemusíte kontrolovať a rozdeľovať každý podnet manuálne, nastavíte automatické priraďovanie a ku každému novému podnetu sa hneď po jeho prijatí automaticky priradí zodpovedná osoba.Vy už len kontrolujete proces odpovedania a riešenia podnetov cez ďalšie nástroje, ktoré Odkaz pre starostu PRO ponúka. Nastavenia nájdete v hlavnej lište, kde je treba kliknúť na “Nastavenie automatického priraďovania podnetov”.

Priradiť osoby je možné ku každej jednotlivej podkategórii. Platí, že priradenie osoby na úrovni podkategórie má prednosť pred priradením na úrovni celej kategórie. Ak teda nastavíte pre celú kategóriu “Zeleň a životné prostredie” Annu, ale pre podkategóriu “neporiadok a odpadky” Jozefa, k novému podnetu z podkategórie “neporiadok a odpadky” sa priradí Jozef, kým k novému podnetu z akejkoľvek inej podkategórie v rámci “Zelene a životného prostredia” Anna. Samozrejme, podobne ako pri manuálnom priraďovaní je možné nastaviť aj viacero zodpovedných pracovníkov pri podnetoch jednotlivých kategórií. 

Z času na čas sa určite stane, že zodpovednosť priradíte nesprávnemu pracovníkovi. Môže sa to stať aj pri automatickom priraďovaní, pokiaľ je kategória podnetu zle určená. Tú určuje samotný zadávateľ a kontroluje náš administrátor, predsa však niekedy príde k chybe.

V takom prípade sú opäť dve možnosti, ako priradenú osobu zmeniť. Toto právo môže mať len superadmin, ale môžete ho priradiť aj vedúcim pre menenie zodpovedného vedúceho, či referentom pre menenie zodpovedného referenta. Právo nastavíte opäť v “Nastaveniach” na hlavnej lište pod “Právami používateľských kategórií”:

Pokiaľ napríklad vedúci toto právo nemá, musí vás o zmenu poprosiť – máte tak lepší prehľad o tom, kde sa ktorý podnet nachádza, ale zároveň sa proces komplikuje. Ak toto právo má, zodpovednosť jednoducho presunie na správneho kolegu on.

Na záver je dôležité povedať, že každá osoba priradená k podnetu je upozornená na jednotlivé udalosti týkajúce sa podnetu, a to opäť spôsobom, aký si zvolí v “Nastaveniach upozornení” vo svojom profile. 

Pozor, priradené osoby majú predvolené pri jednotlivých podnetoch zapnuté prijímanie upozornení o nových správach v internej diskusii, ale predvolene vypnuté prijímanie upozornení o nových správach v diskusii s verejnosťou (keďže komentárov od užívateľov môže byť v niektorých prípadoch veľké množstvo). Superadmin má predvolene zapnuté prijímanie upozornení pri internej aj verejnej diskusii. Ak teda chcete pri konkrétnom podnete dostávať upozornenia na nové komentáre od užívateľov ako vedúci či referent, je potrebné si to pri danom podnete zapnúť:

Naučiť sa využívať tieto funkcie Odkazu pre starostu PRO vyžaduje určitý vstupný náklad v desiatkach minút až pár hodinách. V konečnom dôsledku však dokážu výrazne zefektívniť prácu s podnetmi a ušetriť vám na úrade hodiny práce, ako aj množstvo energie.

V prípade otázok ma neváhajte kontaktovať na kollarik@institutsgi.sk.

Martin Kollárik, manažér Odkazu pre starostu

Tento článok je súčasťou série „Odkaz pre starostu PRO je tu pre Vás“ a je výstupom projektu Participácia, informovanosť a tvorba verejných politík na úrovni samospráv – Odkaz pre starostu 2.0 podporeného z Európskeho sociálneho fondu cez Operačný program Efektívna verejná správa.

Jeden komentár


Pridať komentár

Comments RSS and TrackBack Identifier URI ?

kohútiková batéria z nehrdzavejúcej ocele

Veľmi informatívny článok. Páči sa mi váš blog

jún 6, 2020 1:01 am

Pridať komentár