« Všetky články

Termíny, termíny, termíny – kto ich má držať v hlave?

Čo je jedna z vecí, ktorú používatelia Odkazu pre starostu ocenia podľa našich desaťročných skúseností s prevádzkou portálu najviac? Keď pri podnetoch, ktoré nie je v možnostiach samosprávy vyriešiť hneď, nemusia čakať mesiace až roky bez toho, aby dostali akékoľvek vysvetlenie, prečo riešenie toľko trvá. Dôvody pre dlhé riešenie pritom môžu byť úplne objektívne, či už ide o nevhodné ročné obdobie v prípade starostlivosti o zeleň, potrebu schválenia prostriedkov poslancami v rozpočte, či naťahujúce sa verejné obstarávanie.

V tomto článku si ukážeme, ako využiť funkcie Odkazu pre starostu PRO na to, aby ste zlepšili komunikáciu s obyvateľmi bez toho, aby ste si museli v hlave nosiť desiatky dátumov.

Príklad: Podnet na obnovu podchodu na Hornodolnej

V čase prijatia podnetu už viete, že na obnovu podchodu sa pripravuje verejné obstarávanie, ale nedokážete odhadnúť, koľko bude proces vzhľadom na rôzne administratívne prekážky trvať.  Informujete o tom vo svojej prvej odpovedi.

Je len otázka času, keď sa niektorý z obyvateľov mesta opätovne ozve a opýta sa: tak čo s tým podchodom? V tejto situácii ste už „v nevýhode“, v odpovedi musíte zaujať defenzívny postoj, čo bohužiaľ obyvateľov môže namiesto upokojenia často „vyburcovať“ k negatívnej reakcii. Preto je ideálnym postupom proaktívne informovať, ako riešenie podnetu pokračuje. To, že už v prvej odpovedi uvediete, že o riešení podnetu budete pravidelne informovať a uvediete ešte aj interval, Vás posúva z role pasívne reagujúceho do role proaktívne informujúceho. Riziko negatívnych reakcií sa znižuje a ukazujete, že samospráva nezaháľa.

Máme tu teda prísľub pre zadávateľa podnetu a ďalších obyvateľov, ako ho ale čo najjednoduchšie naplniť? Zodpovednému pracovníkovi (ako priradiť pracovníka k podnetu sme si ukázali v poslednom článku) – Jozefovi Kováčovi z Oddelenia investícií a výstavby nastavíme termín o 4 mesiace, aby k podnetu vložil odpoveď, v akom stave sa jeho riešenie nachádza.

 

Kliknutím na symbol ceruzky pri termíne sa zobrazí pole na úpravu, v ktorom si zvolíme presný dátum termínu a napíšeme znenie úlohy. Klikneme na uložiť a v tomto momente upozornenie na termín prišlo Jozefovi. Určite odporúčam, aby mali prijímanie všetkých upozornení o termínoch všetci užívatelia vo svojom profile zapnuté aj e-mailom, ako na obrázku.

Okrem upozornenia zodpovednému pracovníkovi sa termín zobrazuje aj v rámci daného podnetu a v zozname všetkých podnetov, kde si môžete podnety zoradiť napr. aj podľa najbližších termínov. Aj týmto spôsobom môžete pravidelne sledovať, aké termíny sa blížia.

 

Ak termín nikto neoznačí ako splnený ešte pred nastaveným dátumom, považuje sa za prekročený. Ako superadmin môžete v Nastaveniach v rámci Práv používateľských kategórií nastaviť, či termíny môžete označovať ako splnené len Vy alebo aj samotní zodpovední pracovníci. Ak pracujete aj s ďalšou úrovňou zodpovednosti (tj. napríklad vedúci oddelení ešte ďalej posielajú podnety na riešenie referentom), všetky postupy uvedené vyššie môžu aplikovať aj vedúci pre „termín 2. úrovne“ a právo môžete nastaviť aj referentom – samozrejme, bude sa týkať len termínov zadaných vedúcimi referentom.

 

Čo je ale veľmi dôležité, pokiaľ sa nastavený termín prekročí (čiže nie je označený ako splnený), v zozname sa bude zobrazovať červenou a zároveň Vám (superadminovi) ako aj zodpovednému pracovníkovi o tom príde upozornenie e-mailom.

Jozef aj Vy tak po uplynutí štyroch mesiacov dostanete upozornenie a viete, že nesplnenie termínu máte urýchlene napraviť a vložiť k podnetu ďalšiu odpoveď. Obyvatelia tak dostanú informáciu o tom, ako sa proces riešenia podnetu vyvíja v sľúbenom termíne bez toho, aby ste si museli čokoľvek pamätať – o všetkom budete informovaní e-mailom. Samozrejme, termín si môžete nastaviť aj s krátkym predstihom oproti sľúbeným 4 mesiacom, aby ste mali po prekročení a prijatí upozornenia časovú rezervu na vloženie odpovede. Postup môžete následne opakovať a nastaviť termín nanovo – opäť o 4 mesiace, ako ste to obyvateľom sľúbili.

Podnet bol len jedným z mnohých príkladov, pri ktorých sa dá využiť funkcia nastavovania termínov a upozornení e-mailom. Ak by ste nejaké ďalšie otázky a pripomienky k tejto téme, napíšte mi na kollarik@institutsgi.sk.

Martin Kollárik, manažér Odkazu pre starostu

Tento článok je súčasťou série „Odkaz pre starostu PRO je tu pre Vás“ a je výstupom projektu Participácia, informovanosť a tvorba verejných politík na úrovni samospráv – Odkaz pre starostu 2.0 podporeného z Európskeho sociálneho fondu cez Operačný program Efektívna verejná správa.

 

Jeden komentár


Pridať komentár

Comments RSS and TrackBack Identifier URI ?


Pridať komentár